Mau resign dari kerjaan tapi bingung gimana cara nulis surat pengunduran diri yang profesional?
Tenang, Deponesia! Artikel ini bakal kasih panduan lengkap beserta template surat resign yang bisa langsung didownload gratis dalam format Word.
Dijamin surat pengunduran diri Deponesia jadi rapi, sopan, dan sesuai etika kerja yang berlaku.
Baca Juga: Download Template CV Profesional Gratis Format Word
Kapan Deponesia Perlu Menulis Surat Resign Kerja
Situasi yang Mengharuskan Submit Surat Resign
Ada beberapa kondisi yang bikin Deponesia harus bikin surat pengunduran diri.
Paling umum sih karena dapet job offer yang lebih menjanjikan, mau pindah kota, atau butuh work-life balance yang lebih baik.
Situasi lain kayak masalah kesehatan, pendidikan lanjutan, atau kondisi keluarga yang urgent juga jadi alasan valid buat resign.
Surat resign juga wajib dibuat kalau Deponesia udah tidak cocok sama budaya perusahaan atau mengalami konflik berkepanjangan yang tidak bisa diselesaikan.
Yang penting, pastikan keputusan pengunduran diri ini udah dipikirkan matang-matang dan bukan karena emosi sesaat.
Timing Terbaik untuk Mengajukan Pengunduran Diri
Timing submit surat resign itu crucial banget!
Idealnya, hindari mengajukan pengunduran diri saat perusahaan lagi peak season, deadline project besar, atau pas rekan kerja banyak yang cuti.
Pilih waktu yang relatif tenang supaya handover process bisa berjalan smooth.
Hari dan jam terbaik buat ngasih surat pengunduran diri adalah hari Selasa atau Rabu, sekitar jam 10 pagi.
Hindari hari Senin (semua orang masih mood Monday blues) atau Jumat (fokus udah ke weekend).
Timing yang tepat menunjukkan profesionalisme Deponesia dalam proses resign.
Pertimbangan Sebelum Membuat Surat Pengunduran Diri
Sebelum menulis surat resign, pastikan Deponesia udah cek kontrak kerja terutama masa notice period.
Biasanya notice period berkisar 1-3 bulan tergantung level posisi.
Siapkan juga backup plan kalau ternyata ada konsekuensi finansial kayak potong bonus atau THR.
Pertimbangan lain yang nggak kalah penting adalah kondisi keuangan pribadi.
Pastikan Deponesia punya tabungan yang cukup buat cover kebutuhan selama masa transisi.
Jangan sampai resign malah bikin stress finansial yang berkepanjangan.
Struktur Surat Pengunduran Diri yang Benar dan Profesional
Format Surat Resign Sesuai Standar Perusahaan
Format surat pengunduran diri yang profesional dimulai dengan header yang berisi informasi personal Deponesia dan data perusahaan.
Gunakan font standar kayak Arial atau Times New Roman ukuran 12 dengan spacing 1.5. Layout harus rapi dengan margin yang konsisten di semua sisi.
Struktur penulisan surat resign mengikuti format business letter formal.
Mulai dari tanggal, alamat tujuan (HRD/atasan langsung), salam pembuka, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
Pastikan semua informasi akurat dan sesuai dengan data yang ada di sistem perusahaan.
Baca Juga: 7 Contoh Template CV Anti Reject ATS
Bagian-bagian Wajib dalam Surat Pengunduran Diri
Pernyataan Pengunduran Diri
- Nyatakan secara tegas niat untuk resign, dengan mencantumkan posisi dan departemen.
- Sebutkan tanggal efektif resign sesuai dengan notice period.
Alasan Pengunduran Diri
- Berikan alasan yang singkat dan profesional, tanpa menjelaskan terlalu banyak detail.
Bagian Penutupan
- Sertakan apresiasi atas kesempatan yang diberikan oleh perusahaan.
- Tunjukkan komitmen untuk melakukan handover yang baik.
- Sampaikan harapan untuk menjaga hubungan profesional di masa depan.
Panjang Ideal Surat Resign yang Efektif
- Surat resign yang efektif harus singkat, padat, dan jelas.
- Idealnya, surat tidak lebih dari satu halaman dan terdiri dari 3-4 paragraf.
- Paragraf pertama: Pernyataan resign.
- Paragraf kedua: Alasan singkat dan tanggal efektif.
- Paragraf ketiga: Apresiasi dan komitmen handover.
- Paragraf terakhir: Penutupan formal.
- Tips:
- Hindari surat yang terlalu panjang, agar tidak terkesan rumit dan tidak to the point.
- Jangan juga membuat surat terlalu pendek, karena dapat terkesan kurang respect.
- Temukan titik tengah yang cukup informatif tapi tetap singkat dan profesional.
Bahasa Formal untuk Surat Pengunduran Diri
Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan dalam surat resign.
Hindari bahasa gaul, singkatan SMS, atau tone yang terlalu casual.
Pilih kata-kata yang tepat dan positif, misal “mengundurkan diri” bukan “keluar”, “kesempatan berharga” bukan “pengalaman biasa”.
Tone surat pengunduran diri harus appreciative dan forward-looking. Hindari kalimat yang terkesan menyalahkan perusahaan atau expressing dissatisfaction secara eksplisit.
Remember, surat resign ini bisa jadi referensi masa depan, jadi pastikan kesan yang ditinggalkan tetap positif.
Hal yang Harus Dihindari dalam Surat Pengunduran Diri
Kesalahan Umum Menulis Surat Resign
Kesalahan paling umum dalam surat pengunduran diri adalah terlalu banyak sharing detail personal atau masalah internal perusahaan.
Deponesia tidak perlu explain semua drama kantor atau konflik dengan rekan kerja.
Keep it simple dan professional aja.
Error lain yang sering terjadi adalah salah tanggal efektif resign atau tidak ngasih notice period yang cukup.
Double check kontrak kerja dan hitung mundur dari tanggal yang diinginkan.
Salah perhitungan bisa bikin Deponesia kena penalty atau burning bridge dengan perusahaan.
Kalimat Negatif yang Sebaiknya Dihindari
Hindari kalimat-kalimat negatif kayak “karena saya tidak puas dengan…”, “perusahaan tidak memberikan…”, atau “atasan saya selalu…”.
Kalimat-kalimat ini bikin kesan bahwa Deponesia resign karena masalah, bukan karena opportunity yang lebih baik.
Ganti dengan kalimat positif kayak “untuk mengembangkan karir lebih lanjut”, “mendapat kesempatan baru yang sejalan dengan goals”, atau “ingin explore challenge yang berbeda”.
Framing yang positif bikin surat resign terdengar lebih mature dan professional.
Alasan Pengunduran Diri yang Tidak Profesional
Beberapa alasan resign yang sebaiknya dihindari dalam surat resmi antara lain: masalah personal dengan atasan, gosip kantor, atau ketidakpuasan dengan rekan kerja tertentu.
Alasan-alasan ini terlalu personal dan bisa backfire di kemudian hari.
Stick to alasan-alasan yang konstruktif kayak career advancement, personal development, family considerations, atau new opportunities.
Alasan-alasan ini universal, mudah dipahami, dan tidak offensive buat siapa pun yang baca surat pengunduran diri Deponesia.
Timing Salah Submit Surat Resign
Timing yang salah buat submit surat resign bisa ruin semua effort Deponesia buat maintain professional relationship.
Hindari ngasih surat pengunduran diri pas lagi ada meeting penting, deadline project, atau saat atasan lagi stress berat.
Jangan submit surat resign via email atau chat tanpa konfirmasi personal terlebih dahulu.
Best practice adalah discuss secara personal dengan direct supervisor, baru kemudian follow up dengan surat resign formal.
Tips Profesional Setelah Submit Surat Resign
Etika Resign yang Baik dengan Atasan dan Rekan Kerja
Setelah submit surat pengunduran diri, maintain sikap profesional dan positive attitude sampai hari terakhir kerja.
Jangan karena udah resign terus jadi cuek atau malah overcritical terhadap sistem perusahaan. Stay engaged dan committed dengan tanggung jawab yang masih ada.
Communicate secara terbuka dengan atasan tentang progress handover dan timeline yang realistis. Be proactive dalam offering bantuan untuk smooth transition.
Attitude yang cooperative ini bakal ninggalin lasting impression yang positif dari Deponesia.
Proses Handover Tugas Setelah Pengunduran Diri
Buat dokumentasi lengkap tentang semua project dan responsibility yang sedang dihandle.
Include contact person, timeline, critical information, dan tips-tips praktis yang mungkin berguna buat successor.
Semakin detail dokumentasi handover, semakin smooth proses transisinya.
Schedule one-on-one session dengan rekan kerja yang bakal take over tugas Deponesia.
Explain tidak hanya what to do, tapi juga how to do it dan kenapa harus dilakukan dengan cara tertentu.
Knowledge transfer yang komprehensif menunjukkan profesionalisme tinggi.
Persiapan Referensi Kerja untuk Masa Depan
Sebelum resign, identify 2-3 orang yang bisa jadi referensi kerja yang kuat. Biasanya direct supervisor, senior colleague, atau client yang pernah kerja sama closely.
Ask permission terlebih dahulu sebelum put their name sebagai referensi di CV atau job application.
Maintain relationship dengan referensi ini even after resign. Update mereka tentang career progress dan occasionally reach out untuk casual catch up.
Strong reference bisa jadi game changer dalam job hunting process, jadi invest time untuk nurture relationship ini.
Download Template Surat Resign Kerja
Seorang SEO Specialist yang fokus pada technical SEO dan Content Writing. Menyukai hal baru dalam dunia digital marketing dan selalu berusaha berkembang serta belajar setiap harinya.
